Cómo conducir una reunión de trabajo

El adjetivo que, indudablemente, debe seguir a la palabra “reunión” es “efectiva”. A más de uno le habrá pasando aquello de acabar una reunión, ya sea presencial o en remoto, y reparar en la importante pérdida de tiempo que le ha supuesto. O lo que es peor: terminar la sesión con la impresión de que ni tan siquiera se han abordado todos los temas que inicialmente se habían planteado.

Bien, para ello es importante la organización. La organización previa, durante y posterior. De esa forma, las posibilidades de que todos los integrantes de la reunión salgan satisfechos se dispara. Además, lo ideal es programar las reuniones por la mañana, ya que estamos más frescos, y que no sobrepasen los 45 minutos.

Antes de una reunión

El inicio de la propia reunión debe ser el último paso de este apartado. Previamente, deberemos elaborar los planes de acción detallados de los integrantes y de los contenidos, para avisar con la suficiente antelación y que los participantes estén prevenidos, y así puedan venir con algunos de sus deberes hechos. Además de eso, es importante determinar cuáles son los puntos clave, acotarlos y establecer prioridades detallandose en una guía. Y, como más vale prevenir que curar, es muy útil anticiparse a posibles problemáticas o preguntas. Una vez tengamos todo el material necesario, podemos empezar nuestra reunión.

Durante una reunión

Si hay algo que podemos —y debemos— exigir es la puntualidad. Comenzar a tiempo es clave para el buen funcionamiento de la reunión y es, ante todo, una señal de respeto hacia el resto de personas convocadas. Si a la hora que se ha establecido la reunión algún asistente no está presente es incluso contraproducente esperar. Será la labor del participante impuntual enterarse de lo hablado anteriormente. Durante los primeros minutos es interesante hacer una especie de repaso de todos los temas que se van a tratar, de esto dependerá en gran medida el éxito de la reunión. Una vez hecho este primer trámite el moderador de la reunión es el que empieza la conversación. Porque es una conversación, nunca un monólogo. Es necesario conocer todos los puntos de vista. Es muy habitual que alguno de los participantes se apodere de la palabra y no favorezca un clima de diálogo. También tendremos que tener en cuenta que nos podemos encontrar en algún momento dado con situaciones o temas concretos que generen controversia. Es primordial conservar la calma y no imponer nuestras opiniones. Y, por supuesto, restringir el uso de dispositivos electrónicos. Esto propiciará una mayor concentración en el asunto a discutir.

Después de una reunión

Una vez que se da por finalizada la sesión, hay algunos pasos que no podemos dejar pasar. Posiblemente haya participantes que se hayan quedado con dudas o quieran exponer sugerencias. Es el momento. También deberemos mencionar por segunda vez los temas que se han discutido y acompañarlos de conclusiones, así como tomar decisiones concretas sobre ellas. Es la manera de recapitular y que nada se quede en el olvido. Para que no tengamos dudas en el futuro, será necesario armar un documento (puede ser informal) donde apuntemos todo lo abordado. Por último, no por ello menos importante, agradecer la participación a cada una de las personas y, en caso de que fuera necesario, convocarlos a una segunda reunión para resolver problemas o incidencias, así como ver la evolución. 

Cómo conducir una reunión de trabajo virtual 

Por lo general, los consejos que seguiremos para abordar a la hora de preguntarnos cómo conducir una reunión de trabajo no diferirá en gran medida de aquellos que seguiremos cuando se trate de una reunión de trabajo a distancia. De todas formas, hay algunos aspectos más a tener en cuenta.

Elección de la plataforma adecuada. Sobre todo, para evitar fallos en la conexión. Así que, antes del encuentro, una buena opción es valorar y probar alguna de las opciones que estamos barajando.

Evaluar las condiciones. Idealmente, buscaremos un sitio tranquilo en el que no tengamos demasiadas distracciones. Para evitar ruido, pondremos en silencio nuestro micrófono hasta que queramos intervenir.

Mejor con cámara. Será nuestra excusa para “engañar” a nuestra mente y hacerle creer que estamos trabajando, igual que si lo estuviéramos haciendo en una oficina. También ayuda a transmitir más eficientemente los mensajes.

Paciencia con los “delays”. Por muy buena conexión que tengamos, puede ocurrir que el sonido o la imagen se corte temporalmente y tengamos que repetir algún punto. En esos casos, lo mejor será hacer una pausa y retomar después la frase. El humor, como siempre, puede ser nuestro aliado para quitar hierro a la situación y favorecer un clima agradable.