Gestión del tiempo en el trabajo
Una de las claves de la productividad es la correcta gestión del tiempo. Todos los trabajadores de una empresa invierten las mismas horas en su puesto de trabajo pero ¿por qué algunos son muy productivos y otros muy poco? La respuesta está en cómo unos y otros gestionan su tiempo. A continuación analizamos las claves y amenazas que rodean la óptima gestión eficaz del tiempo de trabajo.
Amenazas para una buena gestión del tiempo
Hay personas que de manera natural son capaces de hacer una muy buena método de gestión del tiempo, pero lo cierto es que existen multitud de amenazas que nos llevan de manera inconsciente a infrautilizar nuestro tiempo de trabajo. Esto no significa que estemos dejando de lado nuestras responsabilidades más grandes por involucrarnos sólo en las tareas más pequeñas o que nos dediquemos a “perder el tiempo”, sino que tenemos una estructura de trabajo en la que hay fallos que nos llevan a reducir el rendimiento, independientemente de que el esfuerzo sea alto. Algunas de las amenazas más comunes son:
· Ausencia de objetivos. Es importante que todo trabajador conozca los objetivos de la empresa, de su área y los suyos propios. Sólo de esta manera podrá discernir y priorizar las actividades que debe llevar a cabo.
· Escasa planificación. Una vez tenemos claros los objetivos podremos definir las tareas necesarias para alcanzarlos. Lo ideal es definirlas y planificarlas en el tiempo (anuales, mensuales, semanales y diarias). Sólo de esta manera podremos mantener un rumbo.
· Falta de organización y/o dificultad para priorizar correctamente. Es fácil que la inercia de la rutina nos lleve a trabajar sin una organización: nos centramos en tareas más importantes o urgentes, simultaneamos varias o dedicamos más tiempo a aquellas que más nos gustan. La solución es dedicar todos los días un tiempo a organizarnos estableciendo las tareas que queremos abordar y el orden en que lo haremos (calibrando urgencia e importancia).
· Mal uso de herramientas. Existen herramientas de gestión que pueden facilitarnos mucho la vida: Doodle, Google Calendar, Evernote, Google Drive, Dropbox… Pero es necesario que sepamos usarlas correctamente, porque de lo contrario pueden convertirse en un coladero de tiempo. En ocasiones realizar formaciones específicas para los empleados relativas a estas herramientas de gestión puede significar un salto en lo que a productividad se refiere.
· Comunicación ineficaz. Las empresas las forman personas y esto da lugar a que la complejidad en las relaciones, los hábitos o las propias estructuras internas construyan una comunicación poco eficaz. En lo referente a objetivos, planes y tareas la comunicación debe ser clara, sencilla y directa: todos deben entender qué hay que hacer, quién debe hacerlo, cuándo y cómo porque se han establecido prioridades.
¿Puede intervenir la empresa en la gestión del tiempo de sus trabajadores?
Una buena gestión del tiempo y gestión de proyectos significa en última instancia eficiencia, lo que la convierte en un elemento estratégico, por ello la organización debe establecerla como prioridad y como parte de su cultura.
Si bien es cierto que la gestión del tiempo tiene mucho que ver con el talante individual de cada trabajador, en cualquier caso se puede mejorar, y en ese sentido la empresa tiene mucho que aportar.
La gestión del tiempo debe transmitirse de arriba hacia abajo, lo que significa que los líderes deben representar y transmitir un modelo en el que la gestión del tiempo sea prioritaria. Esto puede significar establecer una metodología, lista de tareas, realizar formaciones, supervisar la manera en que los equipos organizan su tiempo y localizar cualquier obstáculo que pueda entorpecer el rendimiento con el fin de eliminarlo o corregirlo.
Cómo mejorarla en el trabajo
Debemos tener en cuenta que una buena gestión del tiempo no sólo repercutirá en la productividad o el rendimiento de los trabajadores, sino que tendrá importantes efectos en su bienestar (reduciendo el estrés y contribuyendo a la conciliación), ofrecerá una mayor calidad en el trabajo (y una mayor satisfacción en los empleados) y mejorará el clima laboral.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, es importante establecer desde la organización una metodología en la que se tengan en cuenta los siguientes puntos:
· Fijar objetivos. Se deben fijar objetivos alcanzables y realistas, de manera que se pueda estructurar el trabajo en torno a ellos.
· Fijar importancia y/o urgencia de las tareas. Es necesario clasificar y priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia de manera que el desempeño individual cuente con una hoja de ruta clara.
· Trabajar con fechas límite. Es importante que las tareas fijadas cuenten con plazos de entrega realistas, de esta manera evitamos que se extiendan eternamente o que todo sea tratado como urgente.
· Asignar un tiempo a cada tarea. Cada tarea debe tener un tiempo de ejecución estimado cuando la persona que va a ejecutarla la traslada a su agenda. Sólo de esta manera lograremos que el equipo esté alineado y que los flujos de trabajo sean adecuados
· Reservar tiempo para la organización de tareas. Sólo podremos asegurarnos una buena gestión del tiempo cuando dediquemos tiempo a la organización de tareas. Nunca será tiempo perdido, aún en los momentos de más trabajo o estrés, ya que reservar esta pequeña parcela es la clave para que todo el esfuerzo posterior sea rentable.
· Reuniones ejecutivas. Las reuniones pueden convertirse en un punto crítico en la gestión del tiempo. Se deben realizar reuniones en las que el objetivo este claramente fijado, procurando que todas las personas convocadas tengan la información necesaria y evitando divagaciones que dilaten los tiempos.
La buena gestión del tiempo significará un cambio en el enfoque de las rutinas profesionales. Es importante que cada trabajadore esté orientado al resultado manteniendo en mente sus objetivos individuales y los de la organización y mantener como premisa que estar ocupado no es sinónimo de ser efectivo.
