Gestión del correo electrónico: Pautas para tenerlo bajo control
El correo bajo control
Los avances tecnológicos nos han acompañado en el trabajo desde su explosión a finales de los años ochenta para hacer nuestras rutinas diarias más fáciles y aminorar el tiempo que les dedicamos. Sin embargo, es cierto que algunas de ellas, como la gestión del correo electrónico que llega a nuestra bandeja de entrada, desesperan a más de uno por la cantidad de lista de tareas que se presentan.
De hecho, cada persona trata diariamente una media de 122 mensajes de correo electrónico profesional (Jeroen Sangers. ‘Tiempo Efectivo’. 2016) y según Juanmi Olivares, ‘coach’ de emprendedores para mejorar su productividad, el 90% de nosotros pasa una media de 3 horas diarias gestionando emails relacionados con trabajo y otras tantas respondiendo correos personales.
A pesar de la existencia de la carpeta de ‘spam’, a la que a menudo llegan mensajes importantes que deberíamos haber visto y, sin embargo, nos entran otros que llenan nuestra bandeja de entrada y que hacen que encontremos fácilmente los de nuestro ‘jefe’ o ese cliente tan importante que estamos esperando, y a pesar de trucos como estrellitas, banderines, y otros tipos de colorines según el gestor de correo utilicemos, pocos son los que conocen otras maneras de gestionar nuestros buzones.
Pérdida de tiempo gracias a los correos electrónicos
Y perdemos tiempo. Mucho tiempo. O miramos continuamente el correo. O nos establecemos unos tiempos determinados para revisarlo (por ejemplo, cada hora, cada media hora…). Esta última opción es un poco arriesgada en el caso de que nos llegue algo urgente. Ahora bien, es la que recomiendan casi todos los expertos, como la de no abrir el email ni a primera hora de la mañana ni a última hora de la noche, así como la de no acostumbrar a nuestros clientes a responderles de inmediato. Pero ahí ya entra nuestra forma de trabajar, la filosofía de la organización en la que colaboramos o el sector al que nos dediquemos.
En cualquier caso, vamos a tratar de alumbrar estos problemillas diarios que todos tenemos con algunas soluciones muy efectivas que nos permitirán gestionar mejor nuestro correo y nuestro tiempo.
Soluciones para la Gestión del correo electrónico
Elegir notas sonoras según el remitente
En primer lugar, existe la posibilidad de elegir para algunos correos entrantes específicos una notificación sonora, de manera que cuando nos entre un mensaje de ese usuario en concreto, al que consideramos, por su importancia, que debemos atender urgentemente, estemos en disposición de abrirlo y responder de manera inmediata.
Clasificar los correos por carpetas
Como en casi toda tarea ejecutiva se trata de discernir lo prioritario o urgente de lo importante. Clasificar los correos no importantes en carpetas por temas y poderlos leer luego tranquilamente sin perderlos es una tarea muy práctica. Esto vale sobre todo para newsletters, informes, etc.
No usar el correo como chat ni con cadenas de mail
Los expertos en gestión del tiempo también recomiendan escribir mensajes breves y sencillos y no utilizar el correo como un chat de manera que las conversaciones se eternicen y no tengan fin.
Uso de plantillas
También proponen el uso de plantillas, ya que hay muchas veces que hay que enviar la misma respuesta a clientes, por ejemplo. Lo mismo ocurre con los grupos de distribución. Evitarás escribir varias direcciones una y otra vez, y con ello el riesgo de confundirte.
Utilizar Apps para móvil
Además de todos estos consejos que suelen funcionar se han generalizado en los últimos años distintas apps para el móvil que pueden ayudar a gestionar tu correo. Las más conocidas son Inbox, Newton Mail o VMWare Boxer. También se han desarrollado herramientas para el ordenador como Gorgias o Boomerang.
