Cómo ser más productivos
La productividad importa. Es vital para una empresa ser más productivos. Lo es a nivel individual y en conjunto, a nivel personal y profesional. Es fundamental tanto si la organización se dedica a fabricar algo tangible y material como si su tarea es crear ideas o vender estrategias. Pocos conceptos como este han sido fruto de tantas metodologías y herramientas de productividad para medir el desempeño y el alto rendimiento de los trabajadores, así como teorías para estudiarla con el objeto de aumentarlo. Todo bajo el prisma de que a mayor productividad mayores ganancias.
Principio de Pareto
A nivel individual hay muchos métodos que se pueden enseñar a los colaboradores para ser más productivos en su desempeño laboral y no dejar tareas pendientes. Es conocidísimo, por ejemplo, el o Regla del 80/20 que afirma que el 80% de las consecuencias se derivan de 20% de las causas. Aplicado a la productividad se traduciría en que el 80% del trabajo se consigue realizar con el 20% del esfuerzo. En este último caso se trataría de determinar cual es la lista de tareas prioritarias.
Matriz de Eisenhower
Relacionado con esto último, hay una herramienta muy eficaz: la matriz de Eisenhower. Sí, debe su nombre al expresidente estadounidense pero quien la creó y la hizo popular fue Stephen Convey, experto en administración empresarial. Fundamentalmente ayuda a ordenar tareas, determinar qué es urgente, optimizar el tiempo, repartir el trabajo entre los miembros de un equipo o delegar. Se basa en un cuadro con cuatro cuadrantes que representan cuatro áreas de responsabilidad:
- Urgente/importante (realizar de inmediato)
- Urgente/no importante (delegar);
- No urgente/no importante (desechar o aplazar)
- No urgente/importante (planificar y resolver)
Metodología GTD o Getting Thing Done para ser más productivos
Otra técnica es la metodología GTD (Getting Thing Done), ideada por David Allen. Es otro sistema de productividad que consiste en concentrarse en lo que se está haciendo y prestar atención solo a lo que se está haciendo en ese momento y olvidarse del resto, por ejemplo, la bandeja de entrada del correo electrónico… Señala cuatro pasos para llevarlo bien:
- Recopilar todas las tareas
- Dividirlas entre las que se pueden hacer en menos de dos minutos, las que llevan más tiempo o las que se pueden delegar;
- Organizarlas por fecha de realización
- Revisar el proceso.
Además, a nivel corporativo, desde el área de recursos humanos se puede favorecer un clima que ayude a una mayor productividad a través de la generación de un buen clima laboral, de garantizar los tiempos de descanso adecuados y la conciliación de la vida profesional con la vida personal, de asegurar una correcta gestión de las expectativas de los colaboradores, así como de aplicar técnicas de motivación y desarrollar planes de formación continua.
Por supuesto que contar con un buen programa de gestión documental y con todas las herramientas que ofrece la transformación digital o un digital workplace ayudará mucho a la hora de aumentar la productividad de la organización en todos los niveles.
