Agile y Scrum, concepto y aplicación para la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una tarea compleja, y la búsqueda de métodos para facilitarla ha sido una constante en las últimas décadas. Especialmente las grandes empresas tecnológicas han tenido que encontrar la manera más adecuada para enfrentarse a proyectos de gran alcance, en los que se pueda garantizar la calidad del producto final y con la prisa como factor fundamental.
¿Cómo manejar todo esto? Diversos enfoques han tratado de dar con la solución perfecta, y sin duda dos de los más populares son Agile y Scrum. Se trata de dos planteamientos con muchos puntos en común, aunque en realidad se trata de dos conceptos diferentes.
¿Qué son Agile y Scrum?
Agile es el concepto y Scrum la aplicación. Podríamos decir que se trata de dos caras de la misma moneda: una plantea cómo deben hacerse las cosas, la otra proporciona la metodología específica para poder llevar a cabo un proyecto.
En ambos casos la idea fundamental es poder ‘trocear’ un proyecto en partes más pequeñas que se puedan ir completando y comprobando, con feedback de clientes o usuarios, para llegar a una entrega final que se ajuste a lo que se estaba buscando. Se trata, por tanto, de un planteamiento en el que la flexibilidad y el ajuste constante son fundamentales, lejos de los métodos más rígidos del pasado.
El nacimiento de la idea Agile y Scrum
Las grandes empresas del software fueron las primeras en detectar que la manera tradicional de trabajar, en la que el cliente no recibía el producto hasta estar completado, les resultaba muy lenta. Y, además, podía acabar con más frecuencia de la esperada en una entrega con errores, de mala calidad o que no se adaptaba exactamente a lo que se esperaba.
En 2001 se reunieron en Utah los CEOs de varias de estas grandes compañías para hablar sobre las técnicas y procesos de desarrollo de software, y de aquella reunión surgió el Manifiesto Agile, que incluye cuatro grandes ideas:
- Valorar más a los individuos y sus interacciones que a los procesos y herramientas
- Valorar más el producto funcionando que la documentación exhaustiva
- Valorar más la colaboración con el cliente que la negociación contractual
- Valorar más la respuesta ante el cambio que seguir un plan
En qué consiste Agile
A partir de estas bases se desarrolló en enfoque Agile, que busca poder gestionar los proyectos de manera rápida, eficaz, con flexibilidad y con mayor productividad de la conseguida con los métodos anteriores.
“Agile es fundamentalmente una filosofía de gestión de proyectos basada en valores y principios específicos. Hay que pensar en Agile, de manera más amplia, como la guía que nos orienta a la hora de enfocar un proyecto”, en palabras de Joseph Griffin, profesor del Master’s in Project Management de Northeastern University.
Una de las bases principales de Agile es la necesidad de contar con la implicación del cliente a lo largo de todo el proceso, para comprobar que los resultados que se van obteniendo encajan con las expectativas planteadas y poder adaptar los cambios necesarios para conseguirlo. Fuera cual fuera el planteamiento inicial, un enfoque Agile debe tener la amplitud de miras suficiente para poder evolucionar en función del feedback que se recibe. Solo así es posible adaptarse a unas prioridades que cambian de manera cada vez más rápida. Y, para ello, hay que contar con la creación de equipos multidisciplinares, con profesionales de diversos perfiles que trabajen juntos y se complementen para poder mejorar continuamente.
Agile es un planteamiento hasta cierto punto abstracto. Y para implementarlo hay que recurrir a alguna metodología concreta. Scrum es una de las más utilizadas.
¿Qué es Scrum?
“Agile es la filosofía o la orientación, y Scrum es una metodología específica para gestionar un proyecto”, explica Joseph Griffin. “Proporciona un proceso para identificar el trabajo que se debe realizar, quién debe hacerlo, cómo lo hará, y cuándo estará acabado”.
Es decir, Scrum es una de las metodologías de Agile más habituales y con mayor recorrido. Esta metodología fue creada por Jeff Sutherland y Ken Schwaber para dar respuesta a las necesidades de las compañías de desarrollo de software, pero a lo largo de los años se ha adaptado a todo tipo de industrias y empresas.
Scrum se basa en la fragmentación de un proyecto en diversas tareas, que deben realizarse en fases cortas y en las que participan equipos multidisciplinares.
Equipos multidisciplinares
En la metodología Scrum el equipo de cada proyecto está formado por profesionales multidisciplinares que trabajan juntos, desde técnicos a marketing, por poner un ejemplo. El objetivo es conseguir adaptarse realmente a lo que demanda el cliente o el mercado y conseguir, entre todos, que el proyecto avance de la manera más rápida posible.
Cada uno de estos equipos de trabajo debe contar con dos perfiles específicos: un Product Owner, responsable de maximizar el valor del producto, y un Scrum Master, que se hace cargo de asegurar que todo el equipo del proyecto sigue la metología Scrum.
Fases cortas
La metodología Scrum se caracteriza por trabajar en fases cortas, conocidas como sprints, durante todo el proyecto. Durante la planificación de cada sprint, el equipo del proyecto identifica una parte del trabajo que debe completarse durante ese periodo de tiempo, que suele ser de entre dos y cuatro semanas de duración.
Además, se realizan reuniones periódicas (diarias o semanales, por ejemplo), en las que cada miembro debe explicar qué tareas ha realizado, cuáles son las que tiene pendientes y si se ha encontrado con algún obstáculo que le impida avanzar.
El objetivo de trabajar por sprints es poder realizar entregas rápidas al cliente de las partes del proyecto que se van completando. Al final de cada sprint, por tanto, esa parte del trabajo debe estar lista para mostrar al cliente. Y, además, se analiza lo que se ha hecho en ese tiempo para aprender de los posibles errores y evitarlos en las fases siguientes.
Este ciclo se repite a lo largo de la vida del proyecto hasta que se completa la totalidad del trabajo y se le entrega al cliente.
La implicación del cliente
El hecho más diferenciador de Agile y Scrum respecto a otras metodologías de gestión de proyectos es la creación de paquetes del trabajo que se puedan ir entregando sin esperar al final. De esta manera, el cliente puede ir valorando el resultado a lo largo del proceso -y aportar sus observaciones- en vez de recibir un proyecto ya cerrado. El aprendizaje continuo y la colaboración por parte de todas las partes implicadas son la clave del éxito de Agile y Scrum.
