Automatización sostenible de procesos

En 2020 el 74% de las empresas españolas han acelerado su hoja de Ruta Digital de acuerdo con los objetivos de desarrollo sostenible (17 ODS) hacia una automatización sostenible de procesos. Un camino claramente propiciado por la aparición de la pandemia del Covid-19. Las herramientas que han incorporado están encaminadas tanto a la optimización de procesos como a la relación entre los empleados, clientes y proveedores (INCIPY, 2020). Y es que tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA), el Internet de las cosas (IoT por sus siglas en inglés) y Blockchain, usadas en conjunto en la nube, ofrecen miles de posibilidades para crecer, ahorrar tiempo o recursos y, además, hacerlo de forma sostenible y sustentable. 

Pero no es solo cuestión de tiempo o de recursos, o sí, si miramos hacia la urgencia de luchar contra el cambio climático y de mantener el aumento de la temperatura media del planeta en los 1,5ºC como se estipula en el Acuerdo de París (UNFCC). En este sentido, un reciente informe de Accenture asegura que las migraciones al Cloud pueden potenciar la sostenibilidad de las organizaciones: el uso de análisis geográfico que brinda facilita la adopción de energías no contaminantes; su mejor entendimiento de los datos, la reducción de residuos, y el uso de plataformas de análisis más rápidas, el fomento de la innovación, imprescindible para encontrar soluciones alternativas.  

De hecho, afirma que las empresas que migran al Cloud pueden reducir en un 65% su consumo energético y en un 84% sus emisiones de carbono. Y más aún, configurando aplicaciones sostenibles para el Cloud esta reducción puede llegar al 98%. Asimismo, si eligen un lenguaje de programación adecuado para cada tarea también pueden disminuir hasta 50 veces el consumo energético de sus aplicaciones (Accenture. Agosto, 2020).  

IA para la gestión de proyectos y productividad en las empresas

En cuanto a gestión de procesos y productividad, la Inteligencia Artificial permite tener resueltas actividades laborales a una velocidad mucho mayor y a mayor profundidad de la que es capaz un ser humano. De esta manera, ya existen asistentes virtuales que pueden hacer en cuestión de días lo que haría un equipo de tres personas en un periodo de seis meses, como es el caso de asistentes virtuales que revisan 1.000 documentos legales en días (ABA Journal, “How artificial intelligence is transforming the legal profession”, 1 de abril de 2016).  Todo ello repercute en una mejor gestión del tiempo por parte de los humanos, que con esos datos tienen información más procesada para tomar mejores decisiones y más tiempo para dedicar a la creatividad y a la innovación, algo intrínseco a su condición. También hay robots que pueden hacer trabajos físicos como tareas de almacén o de limpieza. 

De esta manera, para Accenture, que recuerda siempre elegir proveedores de Cloud responsables con el medio ambiente, la IA abre tres vías de crecimiento: puede crear una nueva mano de obra virtual o ‘automatización de procesos inteligente’; puede complementar y enriquecer los conocimientos y capacidades de la actual mano de obra, y puede impulsar la innovación (‘Inteligencia Artificial, el futuro del crecimiento’. Accenture, 2020).  

Automatización robótica sustentable 

La automatización robótica de procesos sustentables de un negocio se denomina con las siglas RPA y se puede integrar en cualquier sector: sanidad, energía, banca, telecomunicaciones, educación… Vamos a ver en detalle qué tipo de procesos de un negocio básico pueden automatizarse con Inteligencia Artificial sostenible. En general, la RPA puede aplicarse a todas las tareas relacionadas con la facturación y la cadena de valor, a los inventarios o a las bases de datos.  

Por ejemplo, se puede utilizar para crear, verificar, aprobar y catalogar gastos y sus reportes. Una organización genera y recibe a diario como mínimo cientos de facturas y reportes de gastos tanto de sus empleados, por viajes, comidas, etc. como de clientes o proveedores. Esto puede suponer un cuello de botella difícil de gestionar. Automatizar este proceso evitar errores. Además, permite clasificarlos a partir de una foto del recibo fiscal tomada simplemente con teléfono móvil. Se agilizan las respuestas y se ahorra en recurso papel, lo que se ha dado en llamar ‘Paperless’. Por tanto, facilita una actividad más cuidadosa con el medio ambiente en la que se usen menos recursos naturales y se generen menos residuos en línea con la economía circular y a favor de las políticas de sostenibilidad de las empresas.   

Lo mismo ocurre con los procesos de marketing de ventas ya que con una RPA en la nube se pueden almacenar todos los datos captados sobre nuestros usuarios en una única base de datos inteligente capaz de notificar al equipo si aparece un perfil que encaje en la categoría que está buscando para una acción especial. Incluso, hay sistemas en el mercado que guían a los comerciales sobre los pasos a seguir para cerrar ventas.  

En el área de los Recursos Humanos la RPA es cada vez más utilizada, como ya hemos visto en otros artículos de este blog. Ayuda tanto a tareas rutinarias como a escoger a los mejores candidatos. A menudo utiliza el análisis prescriptivo, que es el uso inteligente de datos para mejorar el proceso de toma de decisiones.  

Se basa en la Inteligencia Artificial, la tecnología Big Data y la investigación en data science  y se aplica al ámbito de los recursos humanos mediante la metodología ‘Human Resources Analytics o HR Analytics’. Los profesionales de la gestión de personas lo utilizan tanto para resolver casos de conciliación como para mejorar la eficacia en tareas administrativas -gestión de nóminas, bajas, vacaciones, etc.-. También les permite tomar mejores decisiones a la hora de identificar, atraer y desarrollar talento así como para clasificar a los colaboradores según sus motivaciones, de manera que sea más fácil desarrollar planes adecuados para ellos. 

Cadena logística sostenible 

Por otra parte, la automatización ha supuesto una gran mejora para las cadenas logísticas, ya que permiten administrarlas con una gran eficiencia de tiempo y recursos. La digitalización de los pedidos y la salida y entrada de los mismos está perfecta controlada y los materiales rastreados en cualquier momento. Cada eslabón de la cadena está controlado lo que transmite una gran confianza a los stakeholders y contribuye a un desarrollo sustentable en la cadena logística.

Todo ello ha hecho también la necesaria configuración de un espacio de trabajo digital en las organizaciones que se conoce como digital workplace, una especie de realidad paralela al espacio físico de la oficina en el que de manera virtual se integran todas estas herramientas digitales de las que hemos hablado y que contiene toda la información que genera la organización. Los empleados pueden acceder a toda la actividad, comunicarse entre sí y colaborar. Ahora todos pueden saber de todo y en cualquier momento, lo que aporta agilidad y flexibilidad a la organización a la par que productividad.  

UiPath, especializada en hiperautomatización, expone el caso de éxito de un proveedor europeo de servicios de Recursos Humanos que con una solución de RPA logró pasar de procesar 2.500 certificados de licencia por enfermedad al mes con un tiempo medio de gestión de cuatro minutos por ítem a una automatización de estos procesos del 90%. “Alcanzó una rentabilidad sobre la inversión en seis meses, reduciendo la tasa de errores al 0%, el esfuerzo manual al 5% y el tiempo de procesamiento en un 80%”, asegura.  

Ya en 2015 se estimaba que las actividades que representan del 10% al 15% del tiempo del ejecutivo de marketing podían automatizarse (Harvard Bussiness Review. Diciembre 2015). Seis años después estas expectativas seguramente se han elevado. Y las posibilidades no pararán de crecer.