Las últimas tendencias en espacios de trabajo innovadores
¿Cómo es el espacio de trabajo ideal? La respuesta no es, ni puede ser, única. Evidentemente, no es lo mismo una pequeña empresa que la sede de una multinacional, ni las soluciones válidas para labores mecánicas pueden aplicarse a perfiles más creativos. Sin embargo, en los últimos años se han definido algunos factores básicos que ayudan a crear espacios de trabajo innovadores. Y que, además, potencian la innovación.
La importancia de un entorno adecuado
El diseño de oficinas va mucho más allá de su mero valor estético. De entrada, porque el espacio de trabajo no se puede concebir solamente como la mesa y la silla en la que desarrolla su tarea cada empleado, sino que tiene implicaciones de mucho mayor calado. Los expertos afirman que influye en el rendimiento y en la productividad, y afecta también al estado de ánimo y la salud de los empleados. En un momento en el que resulta fundamental tener en cuenta el bienestar personal para el buen desempeño laboral, crear un entorno físico adecuado se ha convertido una necesidad.
Una decisión compartida
Las mismas recetas no valen para todas las empresas. Cada una debe encontrar la que mejor se ajuste a sus objetivos y, además, no debería ser una decisión impuesta sin un diálogo previo. Matt Kingdon, experto en la distribución espacial de personas en las empresas, remarca que los mejores espacios de trabajo innovadores no suelen llegar a través de los canales habituales de dirección de una empresa, sino que son fruto de la participación y la propia organización de las personas que se van a ver afectadas en su día a día por esos cambios.
Mejor comunicación, mayor colaboración
Uno de los aspectos que más se valora en el diseño de espacios de trabajo es la posibilidad de favorecer una mayor comunicación entre empleados, que tiene como consecuencia una mayor colaboración y más oportunidades de cooperación.
Y eso depende, por una parte, del tipo de oficina en el que se trabaja, pero también del resto de espacios en los que se puede coincidir, desde salas de descanso a la cafetería o comedor, o lugares pensados específicamente para reunirse de manera más informal. Un espacio que ofrezca mayores posibilidades de interacción entre los profesionales, incluso de áreas de trabajo muy diferentes, comporta mejores resultados, según un estudio de Harvard Business Review.
La oficina abierta
El mito del genio solitario no tiene sentido en un entorno empresarial. El contacto humano sigue siendo clave, y los grandes resultados se logran a partir del trabajo en equipo y del intercambio de propuestas. Y, para que esta colaboración exista, es necesario ofrecer un espacio idóneo que no solo la haga posible, sino que incluso la promueva.
Una de las tendencias más asentadas en este sentido es la creación de oficinas abiertas. Los tiempos en que las oficinas estaban divididas en pequeños cubículos ha pasado a la historia. La distribución en espacios abiertos permite el contacto visual entre los empleados y optimiza el espacio al eliminar muros, y separaciones que compartimentaban el espacio y desaprovechaban muchos metros cuadrados. No solo eso: evitar puertas cerradas y competiciones por despachos más grandes rompe las jerarquías tradicionales y facilita la interacción entre todos los miembros de un equipo.
La clave está en los espacios flexibles
Más allá del espacio abierto, la apuesta que cobra más fuerza ahora mismo es la organización de espacios de trabajo flexibles. Un mobiliario minimalista y fácil de mover permite modificar fácilmente la posición de mesas y separadores y reconfigurar el espacio según las necesidades de cada momento. Hay tareas que pueden requerir mayor separación, y otras que precisan de varias personas trabajando codo con codo. También hay que tener en cuenta la necesidad de contar con espacios con privacidad y silencio para realizar videollamadas.
Hot desking, sin espacio asignado
La flexibilidad puede implicar también una movilidad constante dentro del espacio de trabajo. El sistema conocido como hot desking, por el cual ningún empleado dispone de un espacio asignado, sino que ocupa uno diferente cada día, está pensado para ofrecer una mayor sensación de libertad y favorecer el contacto con otros departamentos.
La tecnología es la gran aliada de esta nueva manera de funcionar. En los tiempos de grandes escritorios con pesados ordenadores de sobremesa hubiese resultado impensable, pero las conexiones wifi y el uso de portátiles y otros dispositivos digitales cada vez más ligeros facilitan poder trabajar en lugares diferentes cada día, o incluso a lo largo de una misma jornada laboral. Esta flexibilidad tiene también grandes ventajas en el momento post Covid-19 y la vuelta paulatina a las oficinas. Poder cambiar los muebles de sitio facilita mantener la distancia recomendada en cada momento, o la creación temporal de espacios de trabajo unipersonales.
Cambiar la silla por el sofá
No todo el trabajo tiene por qué desarrollarse en una mesa y una silla. Las empresas han incorporado otro tipo de espacios más relajados para favorecer el trabajo en equipo. Algunas salas de reuniones se han transformado en áreas de brainstorming con un mobiliario más informal, con sillones y sofás, y superficies en las que proyectar o compartir información: desde pizarras digitales a paredes imantadas o murales en los que se pueden pegar ideas en notas adhesivas.
No todo es trabajar
Los espacios de trabajo innovadores cuentan también con áreas de descanso, en las que poder pasar algunos momentos más distendidos y socializar con otros compañeros. Algunas empresas, sobre todo grandes tecnológicas, han llevado este planteamiento al extremo con la instalación de salas de juegos, con videoconsolas, futbolines y hasta piscinas de bolas, o salas musicales con instrumentos incluidos.
Luz, color y aspectos prácticos
Además del tipo de espacio, hay que tener en cuenta la entrada de luz natural, favorecer las mejores vistas y elegir colores estimulantes o relajantes en función del efecto que se quiera conseguir. No se debe olvidar la creación de áreas de almacenaje, percheros en los que dejar chaquetas y bolsos, o la incorporación de un parking de bicicletas seguro para promover una movilidad más sostenible.
Espacios de trabajo sostenibles
La sostenibilidad juega también un papel clave en la innovación de espacios de trabajo innovadores. Y con efectos más que positivos: los estudios demuestran que un entorno más ecológico favorece actitudes más sostenibles de quienes lo ocupan. Eso incluye el uso de materiales reciclados o recuperados, como los palés de madera o plásticos reciclados, un uso de la energía más eficiente, las facilidades para separar los residuos en la propia oficina, y muy especialmente la incorporación de elementos vegetales.
Diversas investigaciones psicológicas afirman que agregar plantas y vegetación a una oficina puede ayudar a incrementar la productividad y transmite a los trabajadores que sus jefes se preocupan por su bienestar. Las opciones son muchas: desde plantas sobre el suelo y las mesas o hasta colgadas del techo a la instalación de jardines verticales o la creación de huertos urbanos dentro del propio espacio de trabajo.
