Cómo organizarse en el trabajo: 6 consejos

¿ Cómo organizarse en el trabajo en estos tiempos hiperconectados?  , con la cantidad de información que circula frente a nuestros ojos y los constantes estímulos que recibimos a través de los numerosos dispositivos que nos rodean, optimizar las tareas de forma que se aproveche bien el tiempo no resulta tan sencillo.

Nos distraemos, miramos cientos de páginas webs cuando buscábamos una en concreto, chateamos o contestamos correos personales en horario de trabajo y, al final de la jornada, puede pasar que muchas de las tareas que teníamos previsto finalizar ese día sigan aún pendientes. Y entonces no nos queda otra que trabajar más horas.

Cómo organizar tareas y tiempos

Sin embargo, tal y como sugieren los especialistas en gestión del tiempo y productividad en el trabajo, para trabajar con eficiencia -empleando la menor cantidad posible de recursos (en este caso, el tiempo)- basta con aprender a organizar tareas. Estas son algunas de sus recomendaciones para ganar productividad en el trabajo:

1. Seleccionar los correos electrónicos. A veces la cantidad de e-mails puede resultar abrumadora y más si a ello se une la mensajería instantánea o las redes sociales. Para ser más productivo, es aconsejable contestar primero a los que están relacionados con el trabajo. Los mensajes de Facebook y otras redes sociales, así como los correos personales, no corren ninguna prisa y ya los podremos contestar desde casa.
2. Seguir el propio reloj personal. Cada persona se siente más productiva a unas horas diferentes de la jornada laboral. Solo es cuestión de saber identificar el momento más productivo de uno mismo y aprovechar ese lapso para realizar las tareas más importantes. Los expertos recomiendan fijarse pequeñas rutinas ajustadas a esos tiempos. Por ejemplo, decidir trabajar sin parar entre las 9:00 y las 12:00, sabiendo que en ese marco uno consigue completar más tareas y organizarse para cumplirlas.
3. Hacer listas. Cuando el trabajo se nos acumula y todo parece muy urgente, podemos bloquearnos y no saber por dónde empezar. Las listas pueden ayudar a dar prioridad a unas tareas sobre otras según el orden de importancia. Si no lo sabemos, podemos pedir brevemente a la jefa o al jefe que nos indique qué proyecto es más urgente.
4. Descansar. Según los especialistas, es importante parar durante 5 ó 10 minutos para refrescar las ideas y relajar la mente. Podemos aprovechar para caminar, hacer alguna llamada o tomar un café con compañeros. Pero, si queremos ser productivos, conviene evitar que transcurra demasiado tiempo en una pausa, o corremos el riesgo de sentirnos aturdidos por el volumen de trabajo al volver a incorporarnos. También podemos escuchar música en el trabajo si esto nos ayuda a concentrarnos.
5. Ordenar los archivos. Aunque en principio pueda parecer irrelevante, poner un nombre adecuado a un documento consigue ahorrarnos mucho tiempo en el momento en que lo estemos buscando. Agruparlos en carpetas según la temática que consideremos oportuna, así como colocar etiquetas para diferenciarlos a simple vista, también puede ayudar.
6. Centrar el foco de atención. Mientras navegamos por Internet buscando una información concreta nos encontramos con una gran variedad de estímulos que pueden fácilmente distraer nuestra atención. En ocasiones, vamos abriendo pestañas de navegación y acabamos perdiendo el foco de atención. Desde artículos interesantes o noticias urgentes a ofertas de viajes o productos… es importante saber decir “no” a las tentaciones y dejarlas para otro momento cuando no nos quiten tiempo de trabajo.

Como ves, es relativamente fácil organizarse en el trabajo, y si además eres una persona resiliente que es capaz de hacerse con la situación sea cual sea la circunstancia, trabajaras de forma más cómoda y organizada.