El proceso de preselección en la contratación de candidatos

La contratación de personas en cualquier organización conlleva un proceso tan importante como desconocido: la preselección de candidatos. Se trata del punto de partida en el que la empresa analiza sus propias necesidades y define el tipo de perfil que podría tener el candidato adecuado.

Qué es la preselección de candidatos

La fase de preselección en un proceso de reclutamiento tiene la misma función que los planos en la construcción de una casa. En ella se definen los puntos clave: qué necesidades tiene la empresa y qué tipo de perfil es necesario para cubrirlas.

Se trata de un proceso estratégico de búsqueda y filtrado de candidatos que contribuirá a prevenir posibles dificultades en etapas posteriores (tener grandes dudas en cuanto al candidato que queremos contratar, una bolsa de candidatos en la que no encontremos al ideal, hacer contrataciones erróneas…).

A la hora de trabajar en la preselección de candidatos hay varios procesos imprescindibles:

·      Identificar las necesidades de la empresa. Es esencial detectar qué tareas no se están realizando o requieren más personal para poder realizarse con éxito. Esto implica también definir el número de horas o las características del puesto que se va a ofrecer: puede que sea necesario un especialista para dar apoyo a un área, un responsable para cohesionar la labor de varias personas… Todo esto permitirá hacer un diseño completo de la vacante: dirección de la que depende, jornada, categoría profesional, salario…

·      Definir el perfil del trabajador/trabajadora. En esta segunda fase vamos a hacer una especie de retrato robot de las características de la persona que estamos buscando: formación, experiencia de usuario, objetivos profesionales, idiomas, conocimientos técnicos específicos…

·      Preselección negativa. Este proceso de toma de decisiones parte de una premisa muy interesante, y es que tan importante es saber qué características buscamos en un candidato potencial como saber las que aspectos dejarán a un candidato fuera de nuestra selección. Imaginemos que en el puesto que queremos cubrir es necesario que el candidato cuente con una cartera propia de clientes y un determinado número de años de experiencia profesional: todos los que no cumplan esas necesidades quedarán automáticamente descartados.

Técnicas de preselección de candidatos

Una vez realizada la preselección pasaríamos al proceso de selección propiamente dicho, en el que los expertos en gestión del talento distinguen varias técnicas de reclutamiento.

La más habitual es la promoción interna, que ofrece la oportunidad a los miembros de una organización de que asciendan o cambien de tarea, lo que puede resultar muy motivador para personas inquietas. Para muchos resulta un gran reconocimiento a su esfuerzo y un voto de confianza, sobre todo, si el cambio es para ocupar un puesto superior.

Otra técnica de preselección de candidatos y reclutamiento interno menos conocida y no tan directa es el programa de referidos. Consiste en poner en conocimiento de los empleados la necesidad de la empresa de cubrir un puesto y que se ha puesto en marcha un proceso de selección. La organización transmite a sus colaboradores que cuenta con ellos para que les sugieran posibles candidatos con talento, contando como premisa que éstos puedan adaptarse a la cultura de la empresa y al equipo.

También hay otras dos técnicas de reclutamiento que son consideradas por los expertos en recursos humanos como procesos ‘internos’. Una de ellas es revisar el currículo de aquellos candidatos que en procesos de selección anteriores se consideraron talentosos pero que al final no fueron contratados porque se encontró una mejor opción para el puesto que se buscaba en aquel momento. La otra es la recontratación de personas a las que en su momento hubo que despedir por razones empresariales como la falta de recursos o de actividad, pero a las que se considera enormemente capaces.

En cuanto a la selección externa, hay que matizar que a veces es la misma organización la que se hace cargo, sobre todo cuando tiene el tamaño suficiente como para contar con un departamento de recursos humanos, mientras que en otras ocasiones recurre a un proceso de outsourcing, externalizando el proceso, bien contratado a una empresa o a través de un headhunter o cazatalentos, sobre todo en el caso de que se busque un perfil muy cualificado.

Tanto en los procesos externos como internos el reclutamiento digital es una fórmula totalmente integrada. Puede funcionar publicando una oferta o simplemente buscando un perfil. La cuestión es que agiliza las necesidades de búsqueda y la selección ya que permite conocer de antemano las capacidades, la forma de ser y el currículo del candidato.

La digitalización ha llegado tan lejos que ahora se aplica Big Data a la selección de personal de manera que un sistema puede almacenar millones de datos sobre candidatos y hacer un cribado muy preciso de currículos. Unas pruebas psicométricas ayudan a realizar un proceso de preselección a los expertos en recursos humanos y técnicas como la gamificación, las dinámicas de grupo y el Inbound Recruiting también contribuyen a reducir el número de preseleccionados.

En Ecoembes nos apoyamos en estos procedimientos como hoja de ruta para la contratación de nuevos candidatos. Cada vez que existe una vacante, los responsables valoran si es adecuado lanzarla internamente, y en caso de que así sea, se inicia un proceso de promoción interna. Si algún empleado encaja en el puesto, se le ofrece, y en caso de que finalmente no se pueda no cubrir la vacante con la promoción interna, se abre el proceso hacia el exterior: se hace la preselección de personal y se deriva a consultoras la selección de los perfiles. El proceso finaliza de nuevo con el equipo de Personas de Ecoembes, que es quien seleccionará, de entre todos los candidatos, el perfil idóneo.

En resumen, podemos concluir que los departamentos de recursos humanos cuentan con una amplia cartera de herramientas y procedimientos que ayudan a afinar al máximo los procesos de contratación con el objetivo de hacerlos más exitosos y lograr el mejor encaje posible entre candidatos y organizaciones.